¿Qué es el software Calendly?

Puede ser desafiante manejar múltiples fases de implementación de un proyecto. Sin embargo, es en este punto donde el software de gestión de proyectos y las aplicaciones de programación resultan útiles. Utilizando un software de programación como Calendly, puedes reducir la molestia de programar citas.

Con Calendly, puedes resaltar tus períodos disponibles y compartir los detalles con otra persona, quien luego podrá elegir un momento conveniente para reunirse contigo. Ambos recibirán recordatorios y enlaces a las reuniones, lo que simplifica tareas como el reclutamiento y la atención al cliente.

1. ¿Qué es Calendly?

Calendly es una herramienta que facilita la programación de citas y eventos al eliminar los habituales intercambios de correos electrónicos y mensajes para acordar un horario. Por ejemplo, como responsable de contratación, puedes compartir tu calendario con los candidatos para mostrarles tu disponibilidad. Incluso si los candidatos no tienen Calendly, podrán ver las franjas horarias disponibles en su propia zona horaria, lo que les ayudará a elegir un horario conveniente para reunirse contigo.

Esta herramienta de programación también elimina la confusión de las diferentes zonas horarias, ya que muestra las franjas horarias en tu zona horaria. Además, sincroniza tus calendarios para asegurarse de que tu disponibilidad esté actualizada. Además, recibirás recordatorios y notificaciones automáticas sobre las citas, incluyendo cualquier cambio o cancelación.

2. Beneficios de Calendly

Aquí te presentamos los beneficios específicos de utilizar esta herramienta llamada Calendly:

2.1. Gestión de flujo de trabajo

Simplifica el flujo de trabajo al automatizar tareas como reservar y reprogramar citas, enviar recordatorios y notas de agradecimiento a clientes potenciales, clientes existentes y miembros del equipo. Puedes compartir tus preferencias de disponibilidad y la ubicación de la reunión con un solo clic.

Tu invitado recibirá los horarios de reunión en su zona horaria local y recibirán recordatorios por correo electrónico y mensajes de texto sobre la cita contigo. Cuando alguien reprograma una cita, se notifica a todos los participantes relevantes. También puedes establecer un aviso mínimo para la programación para evitar reservas de última hora.

 

 

2.2. Programación y enrutamiento integrados

Te permite integrar una página de programación y formularios de enrutamiento en el sitio web de tu empresa, lo que facilita la programación rápida y reduce la tasa de abandono de los clientes. Cualquier persona interesada en contratar tus servicios o hacer consultas puede programar una cita directamente desde tu sitio web.

Además, según la información que los visitantes ingresen en los formularios, Calendly los redirige a los lugares adecuados donde pueden atender sus solicitudes. Las funciones de integración y enrutamiento de Calendly eliminan la necesidad de que te ocupes de cada solicitud o hagas un seguimiento de los clientes potenciales.

2.3. Múltiples integraciones

La herramienta se integra sin problemas con otros software y aplicaciones para automatizar tus citas de principio a fin. Puedes conectarte a calendarios como Google y Outlook para verificar tus citas y evitar conflictos de programación.

Además, Calendly automatiza tus citas al integrarse con plataformas de videoconferencia como Zoom, GoToMeeting y Webex. Tus invitados recibirán los detalles de la reunión y recibirán recordatorios cuando sea el momento de reunirse.

3. Cómo usar Calendly en 3 pasos

Calendly es muy fácil de usar, con una interfaz amigable y sencilla de navegar. Solo tienes que configurar tu cuenta, ingresar tu información básica, crear y personalizar eventos, y luego compartir los enlaces con tus invitados.

Aquí te mostramos los pasos necesarios para utilizar Calendly:

3.1. Abrir una cuenta de Calendly

Para configurar una cuenta, dirígete a la página de inicio de Calendly:

Marca crear una cuenta:

Completa la información requerida, como el logotipo de tu empresa, foto de perfil, zona horaria y horarios laborales. Si te registras con tu cuenta de Gmail, puedes integrarla con tu Google Calendar. Calendly también se integra con otros calendarios, como Microsoft y Apple, para ayudarte a completar tu agenda y evitar conflictos de programación.

Acepta los permisos de seguridad para poder usar la herramienta.

3.2. Crea un evento

Dirígete a la página de tu cuenta para crear un evento con horarios específicos. Haz clic en la pestaña «Tipos de eventos». Puedes elegir entre los eventos individuales predeterminados, que duran entre 15 y 60 minutos, o crear uno nuevo, ya sea individual o grupal. A continuación, personaliza el evento agregando el nombre, la descripción y la ubicación. Calendly te permite personalizar la URL del evento y especificar el número máximo de asistentes para eventos grupales.

3.3. Compartir el enlace del evento con los invitados

En la pestaña «Tipos de eventos», busca el evento que deseas compartir y copia el enlace. La flecha junto a la opción «Copiar enlace» te permite generar enlaces de un solo uso para reservas únicas o copiar un horario para compartirlo con tus invitados. Al compartir el enlace por correo electrónico, redes sociales u otras plataformas, tus invitados verán tu disponibilidad y podrán elegir un horario preferido.

Cuando hagan clic en «Confirmar», Calendly les pedirá su nombre y dirección de correo electrónico. Luego, el evento se finalizará con un clic en «Programar evento». Ambas partes recibirán correos electrónicos de confirmación.

 

 

4. ¿Es esta herramienta adecuada para tu organización?

Calendly simplifica la gestión de calendarios y recordatorios de reuniones, creando un proceso fluido con solo unos clics. Es una herramienta ideal para empresas y profesionales, como responsables de recursos humanos (RR. HH.), que realizan reuniones de equipo, videoconferencias, entrevistas y llamadas de soporte de manera habitual.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a entender qué es Calendly y como puedes usarla para mejorar tu comunicación dentro y fuera de tu oficina.

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5. Sigue aprendiendo con estos artículos

Con suerte, a estas alturas ya tendrás una sólida comprensión sobre como puedes usar Calendly en tu día a día, puedes seguir leyendo mas artículos que ayudarán a tu marca o negocio en nuestro Blog.