O que é o software Calendly?

Pode ser desafiador gerenciar as múltiplas fases de implementação de um projeto. No entanto, é nesse ponto que o software de gerenciamento de projetos e os aplicativos de agendamento se tornam úteis. Usando um software de agendamento de horários como o Calendly, você pode reduzir o incômodo de agendar compromissos.

Com o Calendly, você pode destacar seus horários disponíveis e compartilhar os detalhes com outra pessoa, que então poderá escolher um horário conveniente para se reunir com você. Ambos receberão lembretes e links para as reuniões, simplificando tarefas como recrutamento e atendimento ao cliente.

1. O que é o Calendly?

O Calendly é uma ferramenta que facilita o agendamento de horários e eventos ao eliminar as habituais trocas de emails e mensagens para marcar um compromisso. Por exemplo, como responsável por contratações, você pode compartilhar seu calendário com os candidatos para mostrar sua disponibilidade. Mesmo que os candidatos não tenham o Calendly, eles poderão ver os horários disponíveis em seu próprio fuso horário, o que os ajudará a escolher um horário conveniente para se encontrarem com você.

Essa ferramenta de agendamento também sincroniza seus calendários para garantir que sua disponibilidade esteja atualizada. Você ainda receberá lembretes e notificações automáticas sobre os compromissos, incluindo qualquer alteração ou cancelamento.

2. Benefícios do Calendly

Estes são os benefícios de utilizar a ferramenta Calendly:

2.1. Gestão do fluxo de trabalho

O Calendly simplifica o fluxo de trabalho automatizando tarefas como agendar e reagendar compromissos, enviar lembretes e notas de agradecimento para clientes potenciais, clientes existentes e membros da equipe. Você pode compartilhar suas preferências de disponibilidade e a localização da reunião com apenas um clique.

Seu convidado será informado sobre o horário da reunião em seu próprio fuso horário e receberá lembretes por email e mensagens de texto sobre o compromisso com você. Quando alguém reagenda um compromisso, todos os participantes relevantes são notificados. Você também pode estabelecer uma antecedência mínima para agendamentos, evitando reservas de última hora.

 

 

2.2. Programação e encaminhamento integrados

Essa ferramenta permite que você integre uma página de agendamento de horários e formulários de encaminhamento ao site da sua empresa, facilitando a programação rápida e reduzindo a taxa de abandono dos clientes. Qualquer pessoa interessada em contratar seus serviços ou fazer consultas pode agendar um compromisso diretamente no seu site.

Além disso, com base nas informações inseridas pelos visitantes nos formulários, o Calendly os direciona para os locais adequados onde suas solicitações podem ser atendidas. As funções de integração e encaminhamento do Calendly eliminam a necessidade de lidar com cada solicitação ou fazer o acompanhamento de leads.

2.3. Múltiplas integrações

O Calendly se integra perfeitamente com outros softwares e aplicativos para automatizar seus compromissos do início ao fim. Você pode conectar-se a calendários como Google e Outlook para verificar seus compromissos e evitar conflitos de agendamento de horários.

Além disso, a ferramenta automatiza seus compromissos ao se integrar a plataformas de videoconferência como Zoom, GoToMeeting e Webex. Seus convidados receberão os detalhes da reunião e lembretes quando chegar a hora de se conectar.

3. Como usar o Calendly em 3 passos

O Calendly é muito fácil de usar, com uma interface amigável e simples de navegar. Você só precisa configurar sua conta, inserir suas informações básicas, criar e personalizar eventos e compartilhar os links com seus convidados.

Aqui te mostramos os passos necessários para usar o Calendly:

3.1. Crie uma conta no Calendly

Para criar uma conta, acesse a página inicial do Calendly e clique em Comece agora:

Insira as informações solicitadas, como o logotipo da sua empresa, foto de perfil, fuso horário e horários de trabalho. Se você se cadastrar com sua conta do Gmail, poderá integrá-la ao seu Google Calendar. O Calendly também se integra a outros calendários, como Microsoft e Apple, de forma a ajudá-lo a preencher sua agenda e evitar conflitos de programação.

Aceite as permissões de segurança para poder usar a ferramenta.

3.2. Crie um evento

Acesse a página da sua conta para criar um evento com horários específicos. Clique na aba “Tipos de eventos”. Você pode escolher entre os eventos individuais predefinidos, que têm duração de 15 a 60 minutos, ou criar um novo evento, seja individual ou em grupo. Em seguida, personalize o evento adicionando o nome, a descrição e a localização. O Calendly permite que você personalize a URL do evento e especifique o número máximo de participantes para eventos em grupo.

3.3. Compartilhe o link do evento com os convidados

Na aba “Tipos de eventos”, procure o evento que deseja compartilhar e copie o link. A seta ao lado da opção “Copiar link” permite que você gere links de uso único para reservas individuais ou copie um horário para compartilhar com seus convidados. Ao compartilhar o link por email, redes sociais ou outras plataformas, seus convidados verão sua disponibilidade e poderão escolher um horário conveniente.

Quando eles clicarem em “Confirmar”, o Calendly solicitará seus nomes e endereços de email. Em seguida, o evento será confirmado com um clique em “Agendar evento”. Ambas as partes receberão emails de confirmação.

4. Essa ferramenta é adequada para a sua empresa?

O Calendly simplifica a gestão de calendários, agendamento de horários e lembretes de reuniões, criando um processo fluido com apenas alguns cliques. É uma ferramenta ideal para empresas e profissionais, como os responsáveis de Recursos Humanos, que realizam reuniões de equipe, videoconferências, entrevistas e chamadas de suporte regularmente.

 

 

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender o que é o Calendly e como você pode usá-lo para melhorar sua comunicação dentro e fora do escritório.

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5. Continue aprendendo com estes artigos

Agora que você já tem uma sólida compreensão sobre como usar o Calendly no seu dia-a-dia, continue lendo outros artigos que ajudarão a sua marca ou negócio em nosso blog.